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河北世窗的项目整合管理之道

一、客户背景

河北世窗信息技术股份有限公司(下面简称河北世窗)成立于2004年,是行业领先的IT服务提供商,致力于为公众健康及城市民生提供信息化解决方案,为行业及公众提供移动互联网应用服务、电信增值服务、云计算和大数据服务。河北世窗公形以“1+1”发展战略,暨传统IT业务和互联网+健康医疗,双轮驱动、彼此依托,主要产品有智慧卫生、智慧城市、智慧政府、智慧教育等,服务机构超过5000家。
公司共设有3大中心、6个事业部,员工总数200人左右。

二、需求分析

河北世窗在快普系统上线前运用的是用友财务系统及其他业务系统,所有业务结果基本通过简单的财务手工凭证处理,没有形成完整的财务业务一体体系。随着公司的快速发展,信息化滞后带来一系列管理的难题,主要体现在以下几个方面:
  1、原有软件系统太多,无法进行数据共享、统计分析;
  2、成本控制属于粗放型控制,无计划无管控,只核算结果,造成管控滞后;
  3、文档管理混乱,不能按项目或合同或类型进行归集。

三、应用价值

基因以上业务分析,快普实施顾问结合行业特点,为河北世窗重新规划了“软件+硬件”工程项目业务流程,并从“整合管理”角度提供从售前、实施到售后等全方位的解决方案,实现财务与业务的同步连接,提升企业的管理效率。

通过快普M8整合平台,实现流程签批有据可依,如付款签批人员可追溯付款申请的来源、事由,减少人为的沟通,节省了大量时间,大大提高效率;业务人员根据费用申请情况进行报销,中层领导及财务人员根据查看是否有单据源,轻松把控住费用关口,不用再去别的数据源取查询是否超支等情况;根据合同条款定制不同的收款期限,自动及时提醒业务员催款,动态掌握应收数据,增加资金流动率;全面实现业务的共享性,透明性,可追溯性。  

此前,河北世窗在投标阶段的项目预估没有严控的数据分析依据,到了项目竣工后利润一核算跟原来预期可能相差甚大。快普顾问运用快普M8平台的项目管控优势,为河北世窗引入严格的项目成本控制理念,首先在同前就做材料和费用计划成本,并预估利润率,签订合同后再做更细化的材料数量和成本及费用成本,在实施过程中严格执行预算数量和成本,为后面的利润保证提供坚实的保障。                             
  另外,快普M8多维度的文档管理模式可按不同需求点划分文档类型,方便项目文档的统一归集,且可按文档的机密程度控制查看的范围权限,严格的控制文档泄密;线上文档归集可配合线下文档编号进行统一管理,通过文档编码能快速查找出线下文档。      
  通过数据共享、成本控制、文档归集等手段,快普M8成功的整合并替换了河北世窗原有的财务业务等系统,实现了业务解决方案的落地,解决了长久以来的数据滞后、成本失控等问题,真正意义上的跨部门协同办公,实现了新的管理模式的变革。