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【快普智享汇】快普助力工程项目企业管理进一步腾飞!

上海某科技有限公司(以下简称公司)成立于2008年9月,公司的业务主营两大模块:计算机系统集成与通信系统集成。以网络信息化项目、云计算、视频会议、无线维保、机房建设、弱电、综合布线等为主。公司主要代理华三系列产品,坚持以客户为中心,为客户提供从规划、设计、施工、维护全过程的专业集成服务,有大量的网络工程项目规划、实施和系统维护经验。公司自成立以来,通过不懈的努力与追求,将工程服务网络覆盖至全中国,在国内数十个地区建立了分支机构,在上海业内享有盛誉。

 

一、客户挑战&诉求

 

  1、商机管理:商务人员商机的跟进情况以及项目立项之前的全过程,领导者都没有一个很好的管控。之前是采用填写EXCEL表格的形式,文档内容整理困难,并且不能有很好的归档,领导看到的数据严重滞后。

 

  2、投标管理:在项目立项以后针对招标的机构、招标的资质、项目人力分配都急需规范化管理。同时进行的招标项目多,时间分布与人员安排都是极大的挑战。公司缺乏对项目的投标过程分析,投标保证金是否已经退回等问题难以实时追踪。

 

  3、成本估算:为了及时的进行投标报价,公司需要做准确的成本估算。大部分的项目需要采购的商品型号达到几百甚至上千种,投入的成本计算困难。经常出现好几个项目同时进行,项目大小不一、采购品类、采购量也不相同,急需按照各个项目进行独立的成本估算。项目材料由于市场波动较大,需要对外进行询价、货比三家,难以管控整个询价过程。

 

  4、项目预算:针对预算公司原有的管理形式基本都是依靠项目经理直接进行把控,会出现预算超支,投入太大的情况,无法保证项目的利润,公司对于每个项目的投入没有一个合理的管控,成本难以控制。

 

  5、文档管理:使用纸质合同与WORD文件,容易遗忘丢失。包括各个项目的质保金、现场签证单以及各种单据都缺少完整的文档管理流程及制度,可能到了验收才发现文档缺失或无效。

 

  6、实施过程管控:在项目实施过程中,如何让公司领导和项目甲方客户实时便捷的查询施工进度及现场情况,及时发现并解决项目现场出现的应急问题,是公司管理上一直存在的困扰。实施完每个项目,相当于一种经验积累沉淀,可以为后续的项目提供借鉴,因此每个项目的实施施工过程都应该有记录。

 

  7、工程结算与项目利润分析:按照合同约定的收款计划是否已经到期、项目的质保金是否到期,整个项目运行实施后是否盈利,盈利额为多少,利润率多高等等,事后需要投入大量的人力进行数据统计分析,核算整个项目的利润。

 

  8、人员外出管理:项目分布在各处,很多项目经理和维保工程师都是在外办公,领导难以管控外出人员项目现场的工作状况(如:考勤、项目日志)、外出人员无法实时了解库存情况、及时申请项目零星费用等工作协同,以上事项基本是通过电话和微信沟通的,效率与客户满意度较低。

 

  9、运维阶段:项目实施完进入运维阶段,故障需要报修,通过电话报修完之后,用户不清楚公司是否有及时响应,工程师是否出发;同时也没有较好的维修记录沉淀,做数据分析的时候也不清楚哪个品牌型号的机器故障率较低,哪些机器稳定性较好,都无法很好的进行统计。

 

  二、快普解决方案

 

  1、商机管理:商务人员开发客户的时候可以在系统新增客户信息、制作拜访计划、提交线索生成商机。快普系统可提供销售漏斗分析,包含每个商机的跟进阶段、机会数以及预签金额等。领导可以随时查看每个商务人员在跟的有哪些商机,多长时间没有进展,是否需要协助开发等。

 

  2、投标管理:通过快普系统进行招标信息的维护,填写招标机构、招标资质、项目经理的分配以及预算金额等等。并对投标进度进行管理,包括项目完结后的总结管理。同时设有保证金预警,及时提醒相关人员查阅保证金是否已经退回。

 

  3、成本估算:在系统中导入整个项目所需的材料清单,选择具体的施工方案,进行成本的汇总。多个项目同时进行时,可以按照各个项目做相应的成本估算。快普支持整个请购-询价过程的追踪管理,对项目采购的严格管理。如果成本投入资金是公司所能接受的,估算后可及时的进行报价,做下一步谈判。

 

  4、项目预算:可自行选择是否对于项目成本进行严格控制,对于较大的项目,选择严控之后,所有的采购、供货的费用都由项目供货清单或者费 用清单生成。如果超出费用预算就需要申请采购,领导审批之后才能进行采购、供货,达到对于项目经理、采购人员以及项目成本的严格控制,尤其适用以项目型为主的公司。

 

  5、文档管理:通过投标信息单可登记投标保证金、标书费用等;工程合同台账模块可以提供质保金到期提醒,以及整个项目的报价汇总,工程明细以及收支计划等工程项目时常存在合同变更的情况,也会涉及到供货的变更。系统支持合同变更记录,包括重要的现场签证单的保存,一系列的过程文档都会有相应的整理归纳。  

 

  6、实施过程管控:项目实施阶段,通过系统制作项目任命单,对实施总监、执行总监、分管财务等角色进行分配。可导入WBS模板,制作项目计划。WBS模板是系统指根据各个公司的实际情况设定的整个项目实施流程。通过这个项目计划领导可以实时监控整个项目的进展情况。通过填写项目日志,项目经理或者维保人员可以提交日常工作情况与异常问题,特别是异常问题的记录,例如:报警异常,处理情况等。相关人员可以实时查看哪些是异常问题是未处理的,已处理的问题处理过程是如何的,后续也是一种经验的累积。 

 

  7、工程结算与利润分析:可根据收款单与现场签证单进行工程项目结算,按照合同签约的收款计划如果到期,系统会自动进行提醒收款。公司的质保金如果到期也会有相应的提醒。提醒相关人员查询质保金是否已经退回,如果退回的话就可以在系统里面进行核销。项目利润分析报表则提供整个项目跟进下来的预算利润、估算成本、实际利润、实际材料成本等。  

 

  8、人员外出管理:快普移动APP可以协助外出人员进行项目施工现场的签到、库存查询、费用申请以及一系列的请假调休等。方便外出人员的移动办公以及公司领导对于项目经理维保人员的工作监督。 

 

  9、运维阶段:项目实施完进入维保服务阶段,快普服务通可支持客户在微信上进行报修,电脑端对技术人员进行派单以后,客户的微信端可实时查看公司是否响应,是否已经派单给工程师包括整个维修的进度等等,极大的提高了客户满意度。每次维修完之后填写维修记录,也能很好的为各机器故障率以及其他的数据分析提供素材。

 

  三、客户评价

 

  使用了快普软件以后,公司各个项目都得到很好的支持:从售前到实施运维达到了全方位的管理。项目成本和资金的管控更加严格到位,整个项目的实施过程也有很好的经验沉淀。项目的成果文件以及相关文档的管理要更加清晰。使用移动端,各部门的协同办公效率有极大的提高。探索快普--让公司工程项目管理更上一层台阶!