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内蒙古自立集团:寻找可驾驭的信息化

内蒙古自立集团是内蒙地区最大的联想PC、笔记本电脑分销商,业务涉及分销、行业大客户销售、系统集成、连锁零售、软件开发、网络工程、机房装修、IT硬件服务及安全应用等多种领域。在经历了与用友U8的八年磨合期后,最终决定选择快普M6整合管理平台,作为集团内部以及所有经销商的信息化解决方案,来解决困扰他们多年的管理问题。实施快普M6仅两年时间,自立集团以及经销商的管理管理面貌都发生了质的转变。
  “企业不上信息化是等死,上了信息化是找死”,在中国,数以万计的中小型IT企业对信息化管理发出过如是感慨。期待借助信息化扩大业务,实现企业精细化管理的内蒙古自立集团也曾陷入信息化的窘境。直到与快普的一次邂逅,彻底改变了他们对信息化的认识观点。
  “对于中小企业的发展,信息化将不再是可选项,而是一种挡也挡不住的趋势。今天,我们的员工大多都是在信息化时代里成长起来的80 后、90 后。没有信息化,管理的难度将比以往更大,管理的问题也会更多。当企业发展到一定程度的时候,必须要正确对待信息化管理这样一个问题。而中小型企业,则应尽早采用信息化手段去提升管理效率。”和很多同行相比,内蒙古自立(集团)有限责任公司(以下简称自立集团)董事长张杰一直是一个对信息化管理持积极态度的人。但事实上,在自立集团将近十年的信息化历程中,与信息化管理相关的各种问题,也曾无时不刻地考验着她对信息化管理的信心。

别让业务受困于管理工具
  2002 年,自立集团就开始尝试信息化管理。张杰告诉记者,当初接触信息化管理主要还是从财务管理的需要开始的,后来公司为了尽快提升管理效率,也开始逐渐引入信息化管理工具。而考虑到业务发展的需要,他们希望管理软件的功能一定要全,品牌也要靠得住。在对比了市场中的多款产品之后,他们最终选择了在业内口碑比较好的用友U8。然而,在实际使用过程中,各种不适症却逐渐暴露出来。
  “我们发现,用友的系统是从财务管理的角度去管业务的,这种管理模式对我们这种中小型企业的管理实际非常不方便。中小型企业的发展首先要有业务、有客户、有市场,先生存才能谈得上企业的管理。特别是在企业初期成长阶段,企业更需要把业务和客户放在第一位去考虑管理模式、选择管理方法。”张杰坦言,因为要把管理软件用起来,反而让内蒙古自立集团不得不去用财务的逻辑管业务,管理自然会变得僵化。渐渐地,公司对业务系统的使用就越来越少了,完全起不到管理的作用。在这个过程中,自立集团也一直在寻找解决办法。比如向用友寻求二次开发的方案或是更改一些功能,但是由于技术支持不足等问题,最终很难解决相关问题。在经过了将近8 年的磨合期后,内蒙古自立集团最终决定重新寻找一套管理平台。 
  从失败的倒影中看清自身需求
  有了一次失败的教训后,内蒙古自立集团对于信息化管理平台的选择也更为谨慎了。“我们希望信息化软件是全面的,但通过与用友的磨合,我们才认识到我们需要的并不只是单纯大而全的软件,而是企业级整合且兼具灵活性的管理软件。”在总结经验时,张杰强调,为了追求功能全而忽视管理软件的易用性,很容易让中小企业陷入信息化管理的陷阱。

所以,在二次选择时,自立集团开始刻意关注一些中小型管理软件企业的产品。也正是在这个时候,快普M6走进了他们的视野。“快普最初吸引我们的原因就是它的全面,从财务系统到进销存、CRM、项目管理、OA等功能,它把我们所需要的各种业务都整合在一起,不仅样样兼具,还实现了各大业务系统之间的数据关联,尤其是能让业务和财务系统对接,特别适合我们这类不仅需要功能全且对灵活性要求很高的中小型企业。”张杰说。

在使用用友U8管理软件的时候,为了补充管理的不足,自立集团还使用着多套管理软件,包括独立的进销存软件、CRM 软件以及自己开发的OA 系统等。这些系统带给张杰的烦恼是,独立运作的管理系统各自为政,数据完全不能共享,想要通过这些系统全面了解公司的问题是非常难的。“考虑到公司方方面面的管理,对我们来说,最方便的当然是信息化系统能将这些数据都整合在一起。”张杰告诉记者,和其他软件不同,快普M6是一个功能整合的平台,而这种既能实现财务会计制度的要求,又能让各种管理模块之间建立紧密联系的平台是不多见的。在应用快普系统的时间里,张杰不断见证着整合带来的好处。

借助这种整合,内蒙古自立集团实现了集团公司各种业务流程灵活定制,真正达到了企业内控的目的。在业务方面,快普还实现了对售前、售中和售后功能的完全整合,售前通过快普CRM建立行业大客户营销体系,售中通过快普ERP实现集团化的核算问题,售后通过快普客户服务管理系统建立客户服务体系,一边彻底解决了过去的信息孤岛问题,一边也提升了业务处理的效率,真正为内蒙古自立集团提供了一个打通财务与业务系统的管理平台。

张杰坦言,当初另一个让快普M6 脱颖而出的原因,还有它的业务系统最早是专门针对大联想体系的业务特点设计的,与自立集团的业务模式非常契合。“快普把IT 行业比较看重的客户管理、呼叫中心管理等功能都整合在了一起,并且还能围绕大客户关系建立项目管理制,从项目的角度去管理客户、进行费用管理等,管理模式与我们业务需求完全是配套的。” 
  被管理驾驭还是驾驭管理
  在二十几年的摸爬滚打中,自立集团的业务不断扩大。现在,它的年营业额不仅超过了6亿元,还拥有多家直属子公司及连锁门店,管理着200家以上的经销商。伴随企业的变化,对于信息化管理,张杰也有了更深层次的理解。“企业在发展和变化,在这个过程中,也需要不断改进管理方式。在企业需要改变的时候,企业的管理模式也需要跟随这种需求而变。我们之所以选择快普,还有一个很重要的原因,就是它是集团化的管理平台。它既能按照分公司核算,又能让分公司之间分享信息。这样即实现了管理效率的提升,又达到了分公司独立核算的目标。而普通软件是不能做到这一点的。”

近几年,分销利润越来越薄,IT渠道商的转型已经成为一种必然的趋势。目前,自立集团也在尝试业务的转型。有趣的是,借助快普M6,张杰反而发现了一些新的业务机会。“过去,我们一直没有能力为下游分销商提供库存、下单的共享平台。虽然公司有网站,但是不能互动。快普系统帮我们解决了这个问题。”她告诉记者,通过快普,现在自立集团不仅可以和经销商共享信息。还可以通过为经销商提供相同的平台,让经销商直接与内蒙古自立集团的系统对接,实时了解库存情况并及时下单。“借助快普的平台,我们构建起一个为经销商直接服务的在线业务平台,让我们实现了业务上的重大突破。”

为了摆脱“搬箱子”的命运,自立集团一直在加强对项目型业务的投入。但是,这类项目过去基本是靠手工管理,成本核算困难,缺乏精细化管理,很容易导致项目成本过高。“从整个企业的发展来看,我们正计划从简单的硬件集成向服务转型,这样就会比过去更需要一套能与服务业务相互匹配的项目管理方法,帮助我们精细化地核算成本,特别是能够根据服务的内容、人工、用户所需等因素精细化地进行核算,这在我们过去的系统中是缺失的。”当前,服务业务在自立集团整体业务中的占比正在不断上升,张杰认为,快普M6 管理平台上的项目管理功能在精细核算服务类业务的成本方面,为他们提供很多帮助。另外,通过启用快普的项目管理系统,自立集团还实现了从项目预算、成本控制、进度控制到对工程材料及合同的全过程跟踪管理。

从自立集团的经历来看,中小企业用户对于信息化管理的不信任,很大一部分原因是企业没有根据其自身业务的需求,去寻找与之相符的信息化管理工具。在采用信息化管理手段时,由于对管理工具所体现的管理理念认识不足,很容易被管理工具套牢,按照工具的思路去僵化地实施管理,最终反而造成对企业业务的侵害,从而陷入被信息化管理驾驭的困局。就像张杰所说,信息化只是为人所用的工具,它只是改变了管理方式。归其本质,如果它不能将企业管理者的管理理念体现出来,再好的软件也毫无价值。而企业在选择信息化管理工具时,一方面要积极寻找能产生管理理念共鸣的信息化工具,一方面也要看清自己的真实需要。