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企业“生命线”的新起点:山东三业电子应用案例

山东三业电子科技有限公司是清华同方电脑在山东省的核心分销商,也是中国百强IT分销商,从3000元起步到年营业额超2亿元,从一个只有5名员工的门店到拥有5家分公司十几年来稳健发展的历程,恰恰是中小企业受益于信息化管理的有力例证。以下是中国计算机报对三业电子采访报道,欢迎分享三业电子上线快普M6整合管理平台系统上线经验。 
  “企业能走到今天,信息化管理的作用非常大。”山东三业董事长杨丽直言,从起步阶段山东三业就非常重视信息化管理,公司内部使用的“单、账、表”全部是企业自己设计,“产品、客户、模式、部门”等信息要素全部有规范编码,以保证企业有效实施信息化管理。 
  杨丽是信息化管理专业科班出身,她对信息化管理的重视程度超过看很多同行。“大家都谈信息化,但往往企业的管理者不是信息化专业出身,对信息化管理可能未必有‘极度需要’的感受。站在我的角度看,我的确非常需要通过信息化管理手段去管理公司,因为中间不可控的环节会随之变少,业务也不会过度依赖人,这是企业健康发展的必由之路。” 
  从成立至今,信息化管理一直伴随着山东三业的成长。也正是由于信息化管理手段的引入,在山东三业工作了11年以上的老员工的数量接近30%。在人员流动已成常态的IT行业,这几乎是个“奇迹”。杨丽说:“大家没有走,正是因为我们一直在用信息化管理保证账务平台的公平、公正、公开,账目清晰、矛盾就少,才能有共同的目标,这也是我们留得住老员工的原因”。 
  在发展的过程中,山东三业用过的信息化管理软件不下10种,财务、进销存、人事管理、日常办公以及自己开发的各种小软件、上游厂商的SAP接口等,不同系统各自为政。虽然表面上看企业的管理完全在依赖信息化手段,但事实上分裂在各个软件中的信息化管理根本无法实现统一的管理,财务不得不为此进行重复对账的工作。随着电子商务、移动互联网应用的普及和成熟,我们还希望下单、审批都能通过互联网、手机完成。”杨丽告诉记者,原有的分割式系统对山东三业的发展已经形成了一定的阻碍,而随着业务模式的变化,企业本身对信息化管理方式的要求也在提高,企业要进行二次腾飞、转型升级,必须更换信息化系统。对山东三业而言,这个过程却不容易。 
  最谨慎的考察

在山东三业,信息化管理深入人心,颇受员工认可。但也正是因为这个原因,想要换个管理平台,在山东三业也绝不是小事。“用了其他系统十几年,突然说换,我一怕员工觉得不公正,二怕大家不习惯,反而给业务带来麻烦。”杨丽深知,更换信息化系统不仅仅要考虑购置成本,更重要的是要考虑使用成本。 
  杨丽的态度很谨慎。和很多企业的管理者不同,杨丽对选择管理平台这件事几乎是亲力亲为,甚至计划用两、三个月的时间认真考察各种主流管理平台。她先是对一些在用软件进行了研究,对企业下一步的信息化系统提出了前台电子商务、后台ERP的整合理念。带着这个理念,她和团队一起考察了多家软件厂商,虽然这个理念被多家软件厂商看好,但各软件商均认为这种理念在二三年后才会得到普及,现在还是一个概念化的东西。对大型的ERP软件,她也做了考察,但普遍感觉架构、功能、流程都不适合山东三业。恰在此时,总部运营部向她介绍了一家公司——厦门快普。在听说其是专为IT行业做信息化管理平台的软件厂商后,她决定接触一下。结果,和快普初次沟通的方式一下吸引了她。 
  和其他软件公司不同,快普与她的初次“见面”,是通过视频会议系统。让杨丽感觉特别的是,仅凭视频会议系统,快普就完成了软件的推介、演示。“这家公司给我的第一印象是很务实。信息化的价值在于‘节约成本、提高效率’,从他们的沟通方式上可以看得出来,他们对此有深刻的理解。他们自己能以身作则,对信息化管理一定也有独到的理解。” 
   但毕竟,厦门快普并不是一家业界知名度很高的公司,杨总认为实地考察一下这家企业还是有必要的。当她带着公司的管理团队飞到厦门后,她再次体会到了快普的务实风格。“到了会议室,坐下来就谈软件。”她表示,“因为我的专业原因,我问了很多专业性很强的问题,就是想看看这个软件到底有没有后劲儿,他们的回答我很满意。在交流的过程中,我与快普在工作思路和想法上都很吻合。”

杨丽的专业决定,她很难被软件厂商“忽悠”。“换软件最害怕找到一个不负责的企业,太商业化、太模式化的软件是不足以支撑一个企业的发展的。”对于选择什么样的合作伙伴,杨丽一直有自己的原则。“做软件的,专业和责任心很重要。快普一家很负责的企业,投入、专业,也很懂IT业务。” 
  后来,又经过进一步的考察和沟通,杨丽最终认定这家软件企业值得合作。她告诉记者,快普打动她的原因有三个:一是快普能把过去支离破碎搭建起来的系统变成了一个统一的平台,实现管理的整合。此外,还能满足网上下单,移动应用等需要;二是她一直希望将ERP、电子商务与企业的信息化管理平台整合,快普为山东三业实现了与专业的电子商务系统对接,让其可以采集数据,满足了她的这个愿望;三是快普能提供“二次开发”的帮助,说明“这家公司底层的源代码是他们自己的,并且他们愿意付出,甚至是为用户几年后的需求做出架构上的改进。快普负责的态度和专业的能力打动了我”。 
  最具价值的改变
在快普M6上线后,在山东三业感觉变化最大的部门就是财务部。山东三业财务部主管郑果敏直言,工作量少了不少。“公司一直要求所有数据都聚到财务进行统一归口管理。过去,不同的系统独自产生数据,导致财务出数据时总是要重复对账,管理帐和科目账的核对工作多,工作量也很大。现在,一个平台就能实现各系统的无缝连接,各系统的数据和财务数据都可实现无缝连接,不再需要对账,节约成本的同时还提高了工作效率,数据的准确率也明显提升,实现了全景财务数据。”
   郑果敏表示,换软件是考验企业的过程,但更换快普M6的过程却很顺利。前期山东三业将企业的基础信息形成编码手册,得以规范化录入数据,后期不仅没出现数据紊乱问题,数据质量也提高了。“公司的管理流程被实施到位,也加速了流程落实的效率。”在她看来,这次更换系统“投入少、产出高”,系统中灵活的设计和功能很多,如一些非正常流程的操作,在这个软件中都可以实现,并不是一成不变的。可以看出他们对行业业务的了解。 
  在一个平台上整合协同办公、客户关系、进销存财、分销平台、客户服务、项目管理、人力资源八大系统模块的能力,让杨丽感觉到了管理工作的顺畅。她认为,现在的管理平台,更像一个大数据分析平台,能更立体地为企业决策提供数据,从组织、模式、产品线角度进行三维解析。新系统的B/S架构和过去C/S架构系统有本质区别,在线管理让终端的维护和管理成本大幅降低。 
  “软件的管理思想是过程管理还是结果管理,在软件的开发成本上其实相去甚远。过程管理的开发成本更大,不懂软件开发、没有软件使用经验的用户,在鉴别软件时其实很难看清。快普M6正是这样一个重视过程控制,和我们过去用的管理软件有很大不同。可以看出,这个软件是基于对用户负责的态度进行开发的。”杨丽表示。