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打造全方位企业信息整合管理平台

重新定义公司内部管理流程

北京某技贸有限公司(以下简称公司),成立于1999年6月,总部位于北京,是国内知名的办公耗材专业微分销商,目前希普曼在上海、广州、深圳等多个城市都设立了分公司。公司的营销网络覆盖了全国主要的大中城市,为全国各地几千家客户提供质优价廉的耗材产品以及专业的服务。经过十八年的高速发展,公司不仅打造了一支高效的营销团队,还建立了强大的售后、物流配送管理体系。希普曼“以人为本,诚信经营”的理念也得到了广大合作伙伴的认可与赞赏,公司业绩逐年攀升,成为了国内最大的办公耗材供应商之一,在业界享有了极高的声誉。

问题与挑战
  公司经过多年以来的发展,业务不断扩张,分公司也逐渐增加,原先使用的锐和与金蝶K3已经无法满足公司的运营。例如:
  1、自营以及代理的品牌种类越来越多,各个品牌都有不同的货品,公司的货品种类多达2000-3000种,希望能够按照具体品类进行货品管理与统计。
  2、代理的耗材品牌有惠普、佳能、爱普生、联想、利盟、三星、富士施乐、松下、夏普、兄弟、理光、东芝、柯尼卡美能达、OKI、京瓷等。会采购多种品牌,每款品牌又对应多种货品,每种货品的返款金额不一致,而公司的采购量巨大,因此存在大量的采购返款。公司高层比较重视返款管理上的运用。
  3、公司在全国各地设立了十几家分公司,拥有多个分支机构,因此全国各地的分公司的统一规范化的管理成了总部高层的管理困扰。高层希望可以实现多个分支机构进行独立考核、独立核算、资金物料与日常办公上可以跟总公司实现申请。
  4、由于公司规模较大,公司库存量大、资产投入多,所以资金周转速度和应付的周转情况包括公司的负债率是很需要去关注的一个事项。公司高层希望可以实现随时可以查看公司的资产以及负债的情况。
  5、由于服务的客户达到几千家,客户数量大,公司销售部门多,每一家客户具体的质量情况、每个部门的业绩情况,都是管理者关心的问题。
  6、公司同时经营线上的业务。
  (1)需要查看网上订单的时候经常要跟仓管部门进行询问是从哪个仓库,什么时间发的的等等。
  (2)之前的软件也无法与淘宝、京东等做对接,所以经常是网上下单之后,员工从系统中再进行录入,经常出现数据错误。
  (3)管理混乱,需要手工核算各个品牌的销量排行,以及每个客户的质量情况。

  解决方案
  快普咨询顾问针对公司的业务情况,为其量身定制了一套OA行业整合管理解决方案。针对该公司的管理需求及行业特征,快普为其梳理了售前、售中、售后的全方面管理流程,涵盖协同办公、客户关系、供应链、财务管理、运维服务、租赁抄表、人力资源、电子商务、生产管理、集团管理包。
  1、针对这2000-3000种的货品,快普可以通过货品信息来统一并且多维度的管理,其中包括可以按照产品线、品牌、货品名称来划分。可以进行货品的销售统计(货品类别、客户、部门),货品采购统计(仓库、采购员、品牌、型号)以及货品进价售价查询、返修货品等等,将公司的这些多品牌、多型号的货品进行归纳整理。
  2、采购返款:销售返款汇总表,可以帮助实现,按照分支机构、所属部门、往来客户、产品线、货品类别等多种维度统计返款事项。每一样商品的采购返款最终也会纳入经营利润分析的采购收入一项,进行具体的成本利润核算分析。
  3、独立核算的分支机构可以实现统一的集团式管控,也可以进行严格数据的权限控制,同一种业务不同分支机构走不同审批流程。分支机构、独立核算,就可轻松掌握每个分支机构的经营管理情况。在内部销售、采购或分支机构间调拨时,自动生成对方相应的单据,提供内部应收查询,分支机构调拨查询,期初建账时建立独立分支机构的期初资产负债表,可实时分析每个独立分支机构的财务报表,包括资产负债表、损益表、试算平衡表等,让管理没有困扰。
  4、资产负债表:可以查看资产与负债和所有者权益是否是平衡的。(资产是例如现金、存款、库存、固定资产等;负债是指银行欠款所有者权益比如可能是股东的投入资产);一般情况下资产约=负债和所有者权益,如果数据不平衡的话,可能就是公司管理或者出现什么其他的问题。可以通过资产负债表去分析资金周转速度和应付的周转情况包括公司的负债率情况。这资产负债表对于高层来讲是非常重要的随时都需要去关注的。
  5、通过销售明细表可以查看每家客户每月的销售明细。以此分析客户的质量情况,并设置相应的账期,还可以去设置普通的客户走普通的销售限价,特殊重要的客户走另外的价格政策。交叉分析表:通过交叉分析表可以分析各个品牌的销售额度排名;根据客户的销售产品排名,公司内部各个销售部门的排名情况等等,都可以一目了然。
  6、网上的单子比较零散,快普软件可以与天猫京东做对接之后,在网上下订单之后,系统可以有直接的体现,无需在人工进行录入,一方面数据准确性提高很多,另一方面员工工作量也降低很多。网店负责人需要查看电商订单的时候,也无需再去跟库管人员沟通具体电商订单是从哪个库出去的、什么时间出去的等等。

  应用结果
  使用快普系统,公司内部整体办公效率有了明显的提高,客户满意度也有很大的提升。公司高层可以随时查看经营情况比如相关的资产负债情况和经营回报分析,财务经理的工作量也降低很多,杨总一个人可以统筹兼顾财务以及公司商务运营情况。电子商务模块,订单数据准确性达到100%。