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OA行业管理到位才能脱颖而出!

北京联德通达科技有限公司(以下简称公司),公司成立于2002年01月,是一家为经销商和用户提供全面、专业的办公类消费产品和服务的专业化公司。是全球众多著名办公用品公司(包括EPSON CANON HP LEGEND LEXMARK 等)的认证代理商。在历时15年的发展以后,已经发展成北京地区最优秀的办公用品服务企业之一。
北京联德通达科技有限公司是典型OA行业客户,其核心业务模式包括办公设备的分销批发,行业客户销售,售后服务。上快普系统之前使用的管理系统为管家婆V3。

客户挑战&诉求

1、供应商返款:与上游厂家采购商品,经常会出现返利的情况,比如货品单价2000元,如果销售量达到100台,将有5%的返利,管家婆系统无法管控这块,都是通过手工进行核算,提前将成本扣除掉返利。给销售的成本价是以:1900元进行核算的,但是管家婆V3财务模块上还是以2000元的成本进行核算的,因此财务信息是与事实不符的,需要频繁的以人工配合进行核算成本与利润。

2、发票管理混乱:不同客户有不同发票需求,例如一台电脑销售价是3000元,客户希望开4000元的发票;或者客户最初没开发票,后续又需要开发票等情况。另外,因为公司商品销售量大,对应发票量也很大,很多发票是商品销售之后,客户有需求才快递寄出,寄送过程中客户经常咨询,发票有无寄出,寄出了多少天等问题,因此造成大量人工追查成本。这些问题管家婆V3管理系统无法解决的,所以导致发票信息管理混乱,客户满意度下降等。

3、下游信用管理难:公司有渠道分销业务,存在大量下游同行,由于下游企业质量参差不齐。存在销量高信用好的客户,同时也存在经常拖欠款项的客户,针对这些信用度不高的企业,公司缺少信息化管理系统,来进行有针对性的差别化管控。

4、库存积压:渠道批发业务,由于代理品牌、型号、品类众多,存在大量的库存商品。哪些商品在公司积压的时间性比较长,占用的资金比较多都是不清楚的,管家婆V3也无法归纳梳理出这些库存积压久的商品。

5、外出人员管理:公司重点客户,需要驻场工程师,这些工程师都需要在固定的几个驻点进行工作,公司无法有效管理这些工程师是否有准时到达驻点,也不清楚这些工程师的工作情况。

6、缺少审批流程:低于成本销售的特价申请;实际销售额与所开发票额不符的商品,都需要经过高层进行审批。包括公司内部请假、年休、调休、以及费用申请等等,都急需一个规范化的流程审批管理。


解决方案

1、快普针对供应商返款的解决方法:采购员在入库的时候,就可以将返利挂在应收款上,记录厂家欠100元,也会自动将成本扣除100元。通过采购折扣价格入库的形式,一方为真实成本,一方为返利成本。财务通过核销返利,计算成本。

2、针对发票信息与实际供货不符的情况:在做销售单据出货单的时候就可以将多余的费用核销掉。例如商品4000元,发票开的是5000元,财务那边录入5000元。后面做单据的时候就可以将那1000元核销掉。财务每进一笔单据,发票就可以进行核销,哪些欠发票。哪些没有欠发票都很清晰。

如果已经给客户发货收款并且开了发票以后,,客户电话咨询发票的事项,即可查询并告知客户发票的寄出时间。部分客户售完之后没有开发票,后来又要求开发票,就可以提交开发票的需求,再进行开票。一些客户会先付一定的款项,还拖欠一部分。所开发票也是其中的部分发票。快普系统也可以清楚他们欠了多少钱,需要再开多少发票。

上游厂商发了货品,公司款项也打了之后,发票延迟十天以后才寄过来的,在采购订单上就会很清晰:哪些厂商还没有寄发票,等发票过来了,就可以进行核销。

3、快普软件可以根据客户质量情况进行往来信用设置:可以设置信用额度金额数量、结账方式是周结或者月结、结账日何时截至、账期天数为多少,超期应收款项等等。这样就很好的管控约束了公司的客户,一些长期拖欠款项的客户就得到了很好的管理。

4、快普针对库存积压较久的商品与即将售罄的商品:都有很好的解决方法:积压较久货品量多资金占用大商品可在库龄表上体现。对于即将售罄的商品可自行设置库存预警,例如某型号利盟只剩5台,需要重新购置,都会有一个相应的提醒。

5、针对驻场工程师的管理和公司流程化的管理:使用快普M6移动端,公司在外地的几个驻场工程师可以随时在驻场定期的查询库存,并且到达客户地点的时候都可以进行考勤签到。公司高层外出的时候,也可以利用移动端进行审批。

6、快普整合平台将协同办公系统与其他业务系统完美结合:客户能自行设置审批流程与触发条件,实现公司内部申请有效管控。

客户评价

使用快普整合管理系统后,北京联德通达科技有限公司企业内部各部门协同工作效率明显提升,各岗位人员权责明晰。财务方面,大大减轻了公司财务经理核算各类财务数据、薪资绩效数据,以及出具各类财务报表的工作量,尤其是发票和应收款的管理更加的规范。售后工程师的管理也更加的到位;高层对于公司的财务情况,库存情况、售后服务质量以及客户满意度一目了然。 现代信息化管理系统,助力北京联德通达科技有限公司实现业务进一步腾飞。