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快普M6开创租赁服务管理新格局

一、 客户背景


杭州华通办公设备有限公司(以下简称杭州华通)从事OA办公行业服务十几年,是浙江省的理光、柯美、利盟、三星等品牌的省级金牌代理商。主营业务包括:各品牌办公设备以及耗材的分销、直销、政府采购、租赁业务、机器维修保养业务等,平均每天销售单量40单,服务工单50单左右。公司目前有60多人,其中外修工程师15人,驻点维修工程师2人。



华通组织架构


二、需求分析


杭州华通之前运用的是用友T3以及宁波施乐的售后服务系统,两套系统独立运作,无法有效地把业务相互衔接。并且随着业务和人员的增长,原有的信息系统很难满足管理需求,且存在不少问题:
  1、出现问题相互推卸责任,无法追踪落实,部门协同难;
  2、仓库发货、领料、借欠没有规范的流程,导致库存不准确;
  3、租赁流程比较混乱,机器缺少实时管理,影响服务质量;
  4、外出工程师服务过程难以管控,服务效果也无法得到有效确认。

  三、 应用价值


根据以上调研分析,快普顾问为杭州华通提供了M6信息化整合管理解决方案,从租赁业务、售后服务、协办公同等方面,通过规范流程、数据对接,解决管理系统造成的信息孤岛等问题,提升了服务质量。


快普顾问发现,杭州华通涉及大量的租赁、年保、全保业务,若无法有效控制耗材与配件的领用,将造成耗材与配件的大量浪费。为此,快普顾问首先将杭州华通的销售、领料、借出借进等供应链流程进行了梳理;通过更换备件功能,实现服务工单和更换的耗材配件的关联,有效地控制耗材和配件的领出,减少人为原因的耗材或配件的损失;并应用标准的会计准则,规范应收应付管理,结合行业特点,规划费用申请、付款申请,发票管理、押金与员工借款等关键管控流程。实现记账凭证由业务系统自动生成,数据实时对接、解决账面出入、库存有误等问题。

  同时,M6信息化整合管理解决方案还为建立杭州华通起完善的服务体系,系统结合移动M6、快普通实现一键报修、智能派单、受理反馈及服务评价等。通过移动M6,工程师能够随时随地响应服务派单,提升服务的质量和效率。管理层可以实时掌握工程师去向,充分调动服务资源为客户服务,达到有限服务资源的合理优化配置。移动M6与PC端数据对接、为工程师的工作绩效提供清晰、科学的依据,提高员工的积极性。


“通过快普M6系统的实施,我们将原有的业务管理都整合到了一起。整个租赁流程顺畅了,特别是机器台账和耗材一目了然。业务和财务数据直接关联,帮助我们省去了很大的工作量。智能派单和服务追踪也非常先进,真正贴近我们的业务需求。” 杭州华通信息化项目负责人说道,“现在公司就只用快普M6一套系统,但使用起来得心应手,内部的管理焕然一新的感觉,整体很满意。”